CyB Scan2CRM
Windows-Desktopanwendung, die papierbasierte Dokumentenprozesse direkt mit Microsoft Dynamics 365 verbindet – automatisiertes Scannen, KI-Analyse, konfidenzbasierte CRM-Zuordnung und flexibler Upload in einem vierstufigen Workflow.
Das Problem
Warum dieses Projekt entstand
Viele Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 einsetzen, stehen vor einem klassischen Medienbruch: Eingehende papierbasierte Dokumente – Verträge, Rechnungen, Korrespondenz, Formulare – müssen manuell gescannt, inhaltlich bewertet, dem richtigen CRM-Datensatz zugeordnet und schließlich abgelegt werden. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig und stark von Einzelpersonen abhängig.
CyB Scan2CRM schließt diese Lücke: Die Anwendung führt Sachbearbeiter durch einen strukturierten vierstufigen Workflow und automatisiert dabei alle repetitiven Schritte – von der Scannersteuerung über die KI-gestützte Inhaltserkennung bis zur CRM-Verknüpfung. Das Ergebnis ist eine direkte Digital-zu-CRM-Pipeline ohne Programmier- oder Datenbankwissen auf Anwenderseite.
Der Workflow
Vier Schritte von der Papierdokument zum CRM-Datensatz
Scannen
Direkte Ansteuerung physischer Flachbett- und ADF-Scanner vom Desktop. Leere Seiten werden automatisch erkannt und entfernt. Zusammengehörige Seiten lassen sich zu benannten Dokumentengruppen zusammenfassen.
Analysieren
Gescannte Seiten werden an Azure AI Document Intelligence übergeben. Die KI erkennt Daten, Beträge, Namen, Referenznummern und weitere relevante Felder und gibt die extrahierten Werte strukturiert zurück.
Zuordnen
Die extrahierten Dokumentdaten werden mit Datensätzen in Dynamics 365 abgeglichen – Konten, Kontakte, Anfragen, Rechnungen u. v. m. Die Anwendung schlägt passende Treffer mit Konfidenzwerten zur Bestätigung vor.
Hochladen & Verknüpfen
Ausgewählte Seiten werden zu einem PDF zusammengeführt, ein zentraler Datensatz in Dynamics 365 angelegt und mit den zugeordneten CRM-Datensätzen verknüpft. Ablage wahlweise als CRM-Annotation, in SharePoint Online oder in Azure Blob Storage.
Hauptfunktionen
Alles, was für eine vollautomatisierte Dokumentenverarbeitung benötigt wird
Scannerintegration
Vollständige Unterstützung von Flachbett- und ADF-Scannern über WinRT, eSCL und WIA.
KI-gestützte Texterkennung
Feldextraktion via Azure AI Document Intelligence – Daten, Beträge, Namen, Referenznummern.
Konfidenzbasierte Zuordnung
Automatischer Abgleich mit Dynamics-365-Datensätzen mit transparenten Konfidenzwerten.
Flexible Dokumentenablage
CRM-Annotation, SharePoint Online oder Azure Blob Storage – je Profil konfigurierbar.
Multi-Profil-Verwaltung
Mehrere Dynamics-365-Umgebungen verwalten, ohne die Anwendung neu konfigurieren zu müssen.
Zwei Authentifizierungsmethoden
Service Principal für vollautomatisierte Szenarien oder interaktiver Benutzer-Login.
Offline-Warteschlange
Lokale Zwischenspeicherung mit automatischer Synchronisierung bei Wiederherstellung der Verbindung.
Sicheres Credential Management
Zugangsdaten werden ausschließlich über den Windows Credential Manager gespeichert.
Zielgruppe
Für wen ist CyB Scan2CRM gemacht?
CyB Scan2CRM richtet sich an Sachbearbeiter und Teams in der Dokumentenverarbeitung, die Microsoft Dynamics 365 Online einsetzen und täglich große Mengen gedruckter Dokumente verarbeiten. Typische Einsatzbereiche sind Poststellen, Buchhaltungsabteilungen, Kundenserviceteams und Vertragsmanagement.
Die Anwendung ist bewusst so gestaltet, dass keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Der geführte Workflow und die konfidenzbasierte Vorschlagslogik machen es auch neuen Mitarbeitern einfach, Dokumente schnell und korrekt zu digitalisieren und im CRM zu hinterlegen.
Ähnliches Projekt für Ihr Unternehmen?
Ich entwickle individuelle Windows- und Cloud-Lösungen, die Ihre bestehenden Microsoft-Systeme intelligent erweitern. Sprechen Sie mich an.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren