CyB Haus- & Mietverwaltung
CyB Haus- und Mietverwaltung für professionelle Hausverwaltungen – strukturierte Objektverwaltung, vollständiges Mietvertragsmanagement, regelbasierte Mietanpassungen und integrierte Buchhaltung in einer Model-Driven App auf der Power Platform.
Das Problem
Warum dieses Projekt entstand
Hausverwaltungen arbeiten häufig mit einem Flickenteppich aus Excel-Tabellen, veralteten Insellösungen und manuell gepflegten Dokumenten. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Indexanpassungen und Belegerfassung laufen in getrennten Systemen – ohne Zusammenhang, ohne Automatisierung und mit erheblichem Fehlerpotenzial bei jeder Übergabe.
CyB Haus- & Mietverwaltung konsolidiert alle Verwaltungsprozesse auf der Microsoft Power Platform. Die Lösung bildet die gesamte Verwaltungskette ab – von der Liegenschaft über den Mietvertrag bis zur Sollstellung – und schafft damit eine verlässliche, skalierbare Datenbasis für Hausverwaltungen jeder Größe.
Welche Prozesse deckt die Lösung ab?
Von der Liegenschaftsverwaltung bis zur Betriebskostenabrechnung – alle relevanten Hausverwaltungs- und Mietverwaltungsprozesse in einer integrierten Lösung
Mietverwaltung
- Mietverträge verwalten
- Mieterstammdaten (Firmen & Kontakte)
- Mieterhöhung: Indexmiete & Staffelmiete
- Betriebskosten- & Nebenkostenabrechnung
- Mietrückstände & Offene-Posten-Liste
- Mietkautionsverwaltung
Liegenschafts- & Objektverwaltung
- Liegenschaftsverwaltung
- Gebäudeverwaltung
- Wohnungs- & Gewerbeeinheitenverwaltung
- Flurstückverwaltung
- Miteigentumsanteile (WEG-Abrechnung)
- Wohn- & Nutzflächen je Einheit
Immobilienbuchhaltung
- Mietbuchhaltung & WEG-Buchhaltung
- Sollstellungen & Fälligkeitsverfolgung
- OP-Verwaltung Immobilien
- Belegerfassung mit Leistungszeitraum
- Umlagefähige Betriebskosten
- Steuerkonformes Brutto-/Netto-Management
Automatisierung & KI
- Workflow-Automatisierung (Power Automate)
- KI-gestützte Belegerfassung (AI Builder)
- Copilot-Abfragen in Echtzeit
- Automatische Mietanpassungshinweise
- Fälligkeits- & Ablaufbenachrichtigungen
- Immobilienverwaltung mit API-Anbindung
Kernbereiche
Vier integrierte Funktionsbereiche decken den vollständigen Verwaltungsprozess ab
Objektverwaltung
Liegenschaften, Gebäude, Einheiten und Flurstücke werden in einer klaren Hierarchie erfasst. Zu jeder Einheit lassen sich Flächen, Geschoss, Typ und Miteigentumsanteile (MEA) mit Gültigkeitszeitraum hinterlegen.
Mietvertragsverwaltung
Mietverträge werden mit Parteien (Firmen oder Kontakte), Positionen (Kaltmiete, Nebenkosten, sonstige Beträge) und Laufzeiten verwaltet. Jede Position enthält Netto-, Brutto- und Steuerbetrag sowie Zahlungsrhythmus und Fälligkeitslogik.
Automatische Mietanpassung
Indexmiete und Staffelmiete werden regelbasiert konfiguriert. Für Indexmiete werden Indexarten (z. B. VPI), Indexreihen mit Basisjahr und aktuelle Indexwerte gepflegt. Staffelmietregeln definieren Intervall, Berechnungsbasis und Rundungsregel.
Buchhaltung & Forderungen
Eingangs- und Ausgangsbelege werden mit Positionen, Kostenarten und Leistungszeitraum erfasst. Aus Mietvertragspositionen werden Sollstellungen mit Fälligkeitsdatum generiert. Offene Posten werden bis zum Ausgleich nachverfolgt.
Hauptfunktionen
Alle Bausteine für eine vollständige, compliant-fähige Immobilienverwaltung
MEA-Verwaltung
Miteigentumsanteile (Zähler/Nenner) je Einheit mit Gültigkeitszeitraum – Grundlage für WEG-Abrechnungen.
Indexmiete
VPI-basierte Anpassungsregeln mit konfigurierbaren Schwellenwerten, Mindestintervallen und Basiswerten.
Staffelmiete
Zeitbasierte Mietstaffeln mit wählbarer Berechnungsbasis (absolut oder prozentual) und Rundungsregeln.
Umlagefähige Kosten
Kostenarten mit Umlagefähigkeits-Flag für transparente Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten.
Mehrwertsteuer-Management
Steuersätze mit Gültigkeitszeiträumen – Brutto-, Netto- und Steuerbetrag werden auf Positions- und Belegebene getrennt ausgewiesen.
Belegerfassung
Eingangs- und Ausgangsbelege mit Belegdatum, Eingangsdatum, Leistungszeitraum und strukturierten Positionen.
Sollstellungen & Offene Posten
Automatische Forderungsstellung aus Mietvertragspositionen mit Fälligkeitsverfolgung und Offen-Posten-Liste.
Abrechnungsperioden
Konfigurierbare Zeiträume für Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen als Grundlage für die Jahresabrechnung.
KI-Unterstützung in der Verwaltung
CyB Haus- und Mietverwaltung bringt native KI-Funktionen direkt in die Verwaltungsprozesse
Automatische Belegerfassung
AI Builder (Azure AI Document Intelligence) liest eingehende Rechnungen und Belege automatisch aus – Beträge, Steuersätze, Leistungszeitraum und Lieferant werden extrahiert und direkt als Belegposition in CyB Haus- und Mietverwaltung übernommen.
Copilot in der Model-Driven App
Verwalter stellen natürlichsprachliche Fragen direkt in der App – etwa nach offenen Sollstellungen einer Liegenschaft oder bald ablaufenden Mietverträgen. Copilot in Power Apps übersetzt die Anfrage und liefert die Ergebnisse ohne manuelle Filterarbeit.
Intelligente Flows & Erinnerungen
Power Automate erkennt Fälligkeitsdaten bei Sollstellungen, Indexanpassungszeitpunkte und auslaufende Mietverträge und sendet automatisch Erinnerungen oder löst Folgeaktionen aus – ohne manuelle Überwachung.
Outlook & SharePoint Integration
Die Lösung ist tief in das Microsoft-365-Ökosystem eingebettet – ohne zusätzliche Middleware oder Schnittstellenprojekte
Microsoft Outlook
CyB Haus- und Mietverwaltung speichert E-Mails, Telefonate und Termine als native Aktivitäten direkt am Mietvertrag, Mieter oder Objekt – der gesamte Kommunikationsverlauf ist damit kontextbezogen abrufbar, ohne manuelles Ablegen.
- E-Mail-Tracking: Mieterkommunikation am Datensatz gespeichert
- Automatische Outlook-Aufgaben bei Sollstellungs-Fälligkeiten
- Kalendereinträge für Vertragsausläufe und Verwaltungstermine
- Exchange-Synchronisierung ohne Zusatzsoftware
SharePoint Online
Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen und Belege werden in SharePoint-Dokumenten bibliotheken abgelegt. Power Automate erstellt automatisch Ordnerstrukturen je Liegenschaft und Einheit – die digitale Objekt- und Mieterakte entsteht ohne manuellen Pflegeaufwand.
- Digitale Mieterakte & Objektakte in SharePoint
- Automatische Ordnerstruktur je Liegenschaft / Einheit
- Abrechnungen und Belege direkt aus Power Automate archiviert
- Dokumentenzugriff aus der Model-Driven App heraus
Zielgruppe
Für wen ist CyB Haus- & Mietverwaltung gemacht?
Die Lösung richtet sich an professionelle Hausverwaltungen, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und private Immobilieneigentümer, die ihre Verwaltungsprozesse auf einer modernen, cloud-basierten Plattform konsolidieren möchten. Typische Nutzer sind Objektbetreuer, Buchhalter und Verwalter, die täglich mit Mietverträgen, Betriebskosten und Korrespondenz arbeiten.
Da die Lösung auf der Microsoft Power Platform aufbaut, profitieren Anwender von der nahtlosen Integration in das bestehende Microsoft-365-Ökosystem – inklusive Teams, Outlook und SharePoint – ohne zusätzliche Schnittstellenprojekte.
Basis statt Blackbox
Weil jede Hausverwaltung individuelle Anforderungen hat
CyB Haus- & Mietverwaltung ist keine starre Standardsoftware, sondern eine konfigurierbare Basis auf Microsoft Power Platform. Da die gesamte Lösung auf der Power Platform aufbaut, kann jede Hausverwaltung die Software ohne Programmierkenntnisse an ihre spezifischen Prozesse anpassen – mit den integrierten Low-Code-Werkzeugen von Microsoft.
Neue Felder, angepasste Formulare, zusätzliche Tabellen oder eigene Geschäftsregeln lassen sich direkt im Power Platform Studio ergänzen. Die Kerndaten bleiben dabei erhalten; Anpassungen werden lösungsbasiert versioniert und sind updatefähig.
Individuelle Verteilungsschlüssel
Eigene Umlageschlüssel für Betriebskosten – nach Fläche, Einheiten, Personen oder beliebigen anderen Kriterien – können ohne grossen Entwickleraufwand hinterlegt werden.
Verwaltungsspezifische Felder
Zusätzliche Informationen – z. B. interne Objektcodes, Versicherungsdaten, Handwerkerkontakte oder Prüfprotokolle – lassen sich als neue Felder an bestehenden Entitäten ergänzen.
Eigene Workflows & Regeln
Geschäftsregeln, automatische Benachrichtigungen und Freigabeprozesse werden per Power Automate konfiguriert – ohne Code, direkt an die internen Abläufe der jeweiligen Hausverwaltung angepasst.
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